Google docs

Google docs es una valiosa herramienta gratuita basada en el concepto nube o "cloud computing", mediante el cual tus documentos no se almacenan en propio ordenador si no que permanecen en la web, de manera que puedes realizar trabajos en línea, evitarte recurrir a puertos USB para su almacenamiento entre diferentes máquinas...

El programa incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo, un editor de presentaciones, un editor de formularios y uno de dibujo básico. Además de editor propio, desde enero de 2010, Google docs permite el uso de otras extensiones, con un espacio máximo para éstas de 1 gb.

Para empezar a trabajar con Google docs, en primer lugar debes acceder a la plataforma (puedes pinchar aquí directamente). Si aún no estás registrado en Google debes hacerlo ahora (no es necesario que te correo electrónico pertenezca a la plataforma Google, si eres hotmail, por ejemplo, también puedes inscribirte).

Si el idioma, como ocurre por defecto, te aparece en inglés, puedes modificarlo desde el vínculo (esquina superior izquierda) "Settings" y "Documents settings". Desde ahí seleccionas el idioma, la huso horario (GMT +01:00 Madrid, en nuestro caso), mirar el espacio que te queda o editar tu cuenta y perfil. Una vez modificado lo que queramos adaptar "Guardar". Así vamos directamente a la página principal.

Desde ahí, el siguiente paso será ir a una pestaña que aparece en el lado superior izquierdo "Crear nuevo", que nos abre un menú desplegable en el que encontramos varias opciones:

- Documento.

- Presentación.

- Hoja de cálculo.

- Formulario.

- Dibujo.

- Carpeta.

Seleccionando cualquiera de ellos trabajaremos con un archivo propio de Google docs y, por tanto, no ocuparemos espacio propio (algo que si pasa si comartimos pdf,  jpg...).

Así pues seleccionamos el tipo de archivo que queremos crear. En este caso nos vamos a decantar por el más común, es decir, "documento", un editor de textos homólogo a "Microsoft Word" o a "Documento de texto de openoffice".

Al pinchar sobre "documento" se nos abre una nueva pestaña en la que encontramos el editor de textos.

Además de modificar el texto en sí, como podemos hacer en el resto de editores de texto, podemos nombrar el archivo y modificar las opciones de compartir  el archivo. Por defecto aparecerá como documento privado, sólo tú puedes verlo, pero si desplegamos el menú compartir podemos ver las siguientes opciones:

- Configuración del uso compartido. Se trata de la opción más importante. Te permite hacer público el documento, restringir su uso o visualización sólo a quienes tú indiques mediante un correo electrónico, un nombre de contacto predefinido o un alias conocido. Cuando creas el documento debes molestarte en añadir a la gente con quién vas a compartir el documento. Google docs siempre te ofrece la opción de proponer a alguien como lector o como editor. Este punto es básico, en los documentos colaborativos que hacemos en clase, debemos acordarnos de poner a tus compañer@s como colaborador@s o editor@s. Una vez aceptado Google enviará un correo electrónico a dichas personas invitándolas a colaborar o leer el documento.

- Enviar correo electrónico a editores/lectores.

- Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

- Publicar en la web.

Pero Google docs también te permite trabajar con documentos ya creados previamente. En la ventana principal, a la derecha de "Crear nuevo" aparece la opción "Subir". Si la pinchamos nos permite buscar en nuestro ordenador cualquier documento que queramos subir a Google docs. Pinchamos en "Seleccionar archivos para subir". En las pestañas inferiores te permite modificar formatos y adaptarlos a Google docs, es decir, te permite transformar un Word en documento de Google docs, o un pdf, por ejemplo. Como otras veces es muy posible que esto afecte al formato. recuerda que si no usas un formato Google docs, irás llenando tu espacio de almacenamiento.

Debemos saber que siempre tendremos opción de descargar cualquiera de dichos archivos en nuestro ordenador. Pueden ser varios los motivos para necesitar este paso (no voy a tener conexión, quiere hacer una copia de seguridad, se lo quiero pasar a alguien sin mail o sin Internet..). La solución es fácil. Una vez en el editor, pulsamos "Archivo"<"Descargar como". Te despliega un rango de extensiones de las que deberás elegir la que más te convenga (pdf (Acrobat), odt (openoffice), doc (Word), txt, rtf o html).

Otra opción interesante es el "historial de revisiones" (dentro de archivo). Así podrás volver a puntos anteriores del documento, ver las modiciaciones de algún compañer@ o comparar distintos momentos de la creación del documento.

Lo siguiente que debemos conocer es la página principal. Desde esta pantalla veremos nuestro documentos, podremos calificarlos de importantes, modificarlos, cambiar las opciones de compartir, archivarlos en carpetas (simplemente tendremos que arrastrar los documentos que queramos introducir a dicha carpeta)...

A partir de aquí, debemos probar, buscar y trabajar para familiarizarnos con esta magnífica herramienta de trabajo. Se acabó eso de "... no hemos podido porque no podíamos quedar para hacer el trabajo...". Así que a trabajar con Google docs.

ENLACES
- Un video tutorial mu útil colgado en youtube por invertebradosUPV. Son dos partes: